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Séminaires : Comment bien définir son cahier des charges ?

Afin de réussir un séminaire l’un des enjeux prioritaires est d’établir un bon cahier des charges. Celui-ci sera la trame à suivre pour sélectionner par la suite les prestataires qui participeront à la réalisation de ce séminaire.

Voici un exemple de trame à suivre :

  • 1/ Pourquoi ?
    Pourquoi souhaitez-vous organiser ce séminaire ? Pour réunir des équipes de travail, pour faire un bilan sur la stratégie d’entreprise, pour remercier vos collaborateurs, pour motiver vos équipes…

  • 2/ Pour qui ?
    Qui seront les participants et combien seront ils ? La force de vente, des clients, un service spécial de votre entreprise (marketing, direction…), des collaborateurs.

  • 3/ A quel prix ?
    De combien est votre budget pour organiser ce séminaire ? Le poste budget est indispensable pour cibler votre recherche de prestataires.

  • 4/ Quand ?
    A quelle période souhaitez vous réunir vos participants et sur combien de temps ? Vous devez définir une période ou vous êtes sur que vos invités seront disponibles ainsi que définir le nombre de temps que vous souhaitez accorder à votre séminaire.
  • 5/ Ou ?
    Dans quel pays, région, département ou ville souhaitez-vous organiser votre séminaire ? La destination choisie doit correspondre et être adaptée aux villes de départs de vos participants. Avant toutes recherches, il faut donc s’assurer que les participants pourront aisément rejoindre le lieu de votre séminaire.

  • 6/ Quel types de lieux ?
    Dans quel genre de lieux souhaitez-vous organiser votre évènement ? Ce point permet de savoir clairement ce que l’on veut et ce qu’on ne veut surtout pas. Un hôtel en ville ou au contraire au vert, un hôtel de charme ou de grandes chaînes, un hôtel cosy ou ayant de grands espaces, un hôtel moderne ou plutôt rétro….

  • 7/ Quel sera le programme ? Que vont faire les convives ?
    Il s’agit ici de déterminer jour par jour et point par point le programme de votre séminaire.
    - Point 1 : les réunions : Quand auront-elles lieux, de quels moyens avez-vous besoins (nombre de salles et équipement, lumière du jour nécessaire ou pas, disposition…).
    - Point 2 : la restauration : Prévoyons-nous des pauses durant les réunions, des apéritifs, des déjeuners et dîners assis, buffet, un dîner de gala, à l’hôtel ou à l’extérieur….
    - Point 3 : l’hébergement : les participants logent ils en chambres singles, doubles ou twins.
    - Point 4 : les moments de détentes.

  • 8/ Les moments des détentes
    Y’aura-t-il des moments de détentes ? Si oui, seront-ils libres ou organisés.
    Si ils sont organisés : quand et combien de temps, quel budget, quels sont les envies, quelles sont les activités pouvant plaire aux invités et seront-ils aptes à les faire.
    Qu’avez-vous déjà fait dans le passé ?

  • 9/ Quand la décision doit être prise ?
    A quel période devez vous présenter ce projet ? Combien de temps avez-vous pour l’organiser ?