Un évènement est un ensemble de paramètres qui ont besoin d’être anticipés et accompagnés. Que l’on parle de la date, du lieu ou des prestataires, tout doit être pensé dans les moindres détails.
Il faut que vous définissiez votre stratégie en amont. Pour éviter les déconvenues, établissez votre cahier des charges avec un de nos chefs de projet, pour avoir les idées claires. Cela vous permettra d’être beaucoup plus réactif dans votre recherche de lieux et de prestataires.
Afin d’organiser votre séminaire d’entreprise dans les meilleures conditions possibles, voici quelques conseils pour vous guider dans la planification de celui-ci. Chaque étape pour anticiper l’organisation de votre évènement doit être défini et respecter à la lettre pour ne rien oublier.
Première étape : la date
- Ne pas choisir une date pendant les vacances scolaires ou un pont afin de bénéficier des meilleurs tarifs et de rassembler un maximum de participants
- Tenir compte du climat dans la zone choisie pour qu’il corresponde à ce que vous souhaitez faire pendant votre séminaire
- Préférer la fin du printemps ou le début de l’automne pour les séminaires en bord de mer. Eviter au maximum la haute saison
- Pour les séminaires à la neige, soyez prévoyant. Il y a peu de créneaux disponibles, il faut anticiper la demande
- Tenir compte des jours des vols pour les destinations accessibles en avion. Il n’y a pas forcément des vols tous les jours surtout depuis les aéroports de province
- Privilégier un lundi (jour le moins onéreux) si vous envisagez de faire votre séminaire sur une seule journée
- Passer la nuit du samedi au dimanche sur place est plus économique si vous prévoyez votre séminaire sur un week-end.
Dans tous les cas, demandez conseil à notre agence pour que les dates choisies soient les plus adaptées au format de votre évènement.
Deuxième étape: le lieu
- Prendre en compte les préacheminements de vos collaborateurs s’ils viennent de différents sites
- Quel sont vos souhaits d’activités incentives? Cela permettra de choisir la destination la plus adaptée (activités culturelles, sportives ou ludiques)
- Prendre en compte la taille de votre groupe pour choisir la destination
- Le plus important: votre budget ! Il faut cibler uniquement les destinations envisageables (pour un séminaire en France avec 1 nuit sur place, il faut prévoir 500€ minimum transport inclus, au Portugal avec 1 nuit sur place, il faut prévoir 600€ minimum, transport inclus).
Nos Chefs de projet sauront vous donner de très bons conseils pour votre choix de destination. Ils vous diront immédiatement si votre budget est cohérent avec vos souhaits et sauront vous orienter si ce n’est pas le cas.
Troisième étape: le budget
Le budget est un facteur important dans le coût de votre séminaire. Il faut définir dès le début du projet, votre budget. Il permettra ainsi à nos chefs de projets de définir rapidement et facilement, un lieu et un établissement adaptés à votre demande.
Le prix d’une journée de séminaire/personne varie en fonction des villes et des dates choisies. Il faut tenir compte du nombre de participants conviés, des frais d’acheminement et de la capacité du lieu.
Si vous choisissez un établissement situé à la campagne, susceptible d’accueillir votre groupe, le budget sera moindre qu’en ville. Il faut absolument définir votre budget en amont afin de vous trouver les prestations idéales, ainsi que les activité de Team building adéquates. En effet, les animations doivent être prévues des semaines à l’avance, afin d’être sure d’avoir le plus large choix d’activités disponibles à votre date.
Nos chefs de projet sauront vous proposer les lieux adaptés à votre cahier des charges, les meilleures prestations au meilleur coût quelque soit l’endroit choisi pour vous proposer un événement sur mesure au meilleur rapport qualité/prix !
Quatrième étape: la communication
Il faut que vous communiquiez avec vos équipes sur l’évènement à venir. Cela débute avec l’envoi des participations : le lieu, le jour, les horaires, et le thème. C’est un point très important afin que chaque collaborateur prenne en compte cet évènement dans leur calendrier et bloque la/les date(s) immédiatement.
Ainsi, vous êtes sûre d’avoir la participation du plus grand nombre à votre évènement, que vous préparez depuis des mois.
Maintenant que vous avez toutes les cartes en main, vous n’avez plus qu’à contacter nos Chefs de projet pour qu’ils vous proposent votre séminaire sur mesure dont vous rêvez.
L’organisation d’évènements est notre métier, alors n’hésitez plus !!!
Notre équipe est à votre disposition et saura trouver le meilleur rapport-qualité prix pour que votre évènement laisse à votre équipe un excellent souvenir !
