Vous souhaitez organiser un séminaire à moindre coût et fédérer vos équipes ?
Event Success vous conseille pour organiser votre séminaire afin d’optimiser vos coûts tout en conservant des prestations de qualité.
La période choisie pour le séminaire est souvent déterminante en terme de coût. En effet les mois de janvier, mars, juin et octobre/novembre, souvent délaissés par les particuliers, sont très intéressants pour les entreprises et pour les séminaires car les prestataires ont des disponibilités qu’ils peuvent proposer à moindre coût. Sachez aussi que vous pouvez faire des économies en organisant votre séminaire en début de semaine plutôt que sur un week-end.
Réfléchissez ensuite au contenu de votre séminaire afin d’en déterminer la durée. Pouvez-vous l’envisager sur une journée ou avez-vous besoin absolument d’un hébergement ? Si vous pouvez faire votre séminaire sur une journée, il faut prévoir un lieu assez proche de vos locaux afin de minimiser le temps d’acheminement pour les participants. Vous êtes alors gagnant sur deux tableaux : frais de déplacement et coût du séminaire.
Cela nécessite cependant :
- soit de faire l’impasse sur une activité de team building par manque de temps,
- soit de condenser la réunion sur une demi-journée et de consacrer l’après-déjeuner à des activités afin de motiver vos équipes et d’améliorer la communication au sein de votre entreprise.
La contrainte de temps peut être un facteur favorable pour synthétiser au mieux les informations et faire passer les messages plus facilement. N’oubliez pas que le choix des activités est aussi très importante et permet aux salariés de mieux se connaitre et de mieux travailler ensemble, avec des objectifs communs.
Le lieu est aussi un facteur important dans le coût du séminaire.
Le prix d’une journée de séminaire/personne varie en fonction des villes, sachant qu’il faut tenir compte des frais, des facilités d’acheminement ainsi que de la capacité des lieux pouvant correspondre à votre demande.
Si un lieu situé à la campagne est susceptible d’accueillir votre groupe et qu’il est facilement accessible, il est possible d’économiser parfois jusqu’à 30 à 40% par rapport à un lieu identique en ville. D’où l’importance d’estimer votre budget !
Vous pouvez aussi pour le même budget choisir des prestations plus qualitatives. Sachez que nos chefs de projet ont pour mission de trouver les lieux introuvables et qu’ils sauront toujours vous proposer les meilleures prestations au meilleur coût quelque soit l’endroit choisi pour vous proposer un événement sur mesure au meilleur rapport qualité/prix !
Autre facteur déterminant : le nombre de participants.
Il faut bien identifier les personnes qui doivent absolument assister au séminaire et celles qui peuvent y assister si les circonstances s’y prêtent. En effet, les frais fixes tels que les frais d’agence, la location du lieu, les intervenants …sont souvent les mêmes quelque soit le nombre de personnes présentes. Il est donc tentant d’augmenter le nombre de participants pour dissoudre ces coûts. Cependant, cette méthode comporte des inconvénients car il est beaucoup plus difficile de trouver des lieux pour accueillir un grand nombre de participants, les acheminements sont plus coûteux et plus difficiles à réaliser, les frais de restauration sont proportionnels au nombre de personnes…..
Sachez aussi qu’il est parfois plus facile de faire passer les messages aux personnes qui sont véritablement concernées par les sujets abordés pendant le séminaire.
Et pour terminer, pensez aux activités qui rendent le séminaire beaucoup plus agréable et qui créent des liens entre les participants. Des activités peu coûteuses sont proposées par tous nos prestataires, qu’elles soient ludiques, sportives, numériques, culturelles. Prenez conseil auprès de nos chefs de projet qui, avec l’habitude, sauront vous proposer des activités parfaitement adaptées à votre groupe et à votre budget.
Ne pensez pas que c’est du temps perdu, c’est une façon de ressouder les équipes et de faciliter la communication, afin de gagner en performance. La réunion seule n’est souvent pas suffisante pour créer du lien, il faut challenger vos équipes sur des sujets ou des activités qui n’ont rien à voir avec leurs activités professionnelles quotidiennes.
Pensez à Event Success pour vous aider dans toutes les étapes de préparation de votre séminaire. Vous gagnerez beaucoup de temps et l’expertise de nos chefs de projet vous permettra d’éviter les mauvaises surprises.
