Event Success vous conseille pour organiser votre séminaire !

Des spécialistes à votre service pour faire de votre séminaire une réussite !
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Event Success organise vos séminaires d’entreprise depuis de nombreuses années, dans le monde entier.

Forts de leurs expériences, nos chefs de projet souhaitent vous donner quelques conseils pour que cet évènement soit une réussite et que vous en obteniez les résultats attendus.

Avant de pouvoir imaginer votre séminaire, il faut en définir son cahier des charges dont les objectifs et la cible :

– S’agit-il d’un séminaire pour communiquer sur des résultats, une nouvelle stratégie, un rachat ou une fusion, un lancement de produit …?

– S’agit-il d’un séminaire destiné à vos collaborateurs, à vos partenaires ou clients ?  Si le séminaire est destiné à vos collaborateurs, vous avez dès le début du projet une idée assez précise du nombre de participants. S’il  est destiné à des partenaires ou clients, la phase d’incertitude sera plus longue et vous devrez commencer le montage du projet avant même de connaitre le nombre de participants

 

 

Vous devez ensuite réfléchir au format et au thème de votre séminaire. Ces deux paramètres sont essentiels et constitue la base de travail pour Event Success lors du démarrage du projet.

Vous allez en effet décider de la durée de l’évènement, durée qui sera essentielle pour déterminer sa thématique . Souhaitez vous que le séminaire s’étale sur plusieurs jours, pendant un week end…?

A ce stade, vous êtes prêt pour définir un budget global, qui devra tenir compte de tous les éléments qui précèdent

Il est temps à présent de définir la meilleure date possible, celle qui conviendra au plus grand nombre et assurera le succès de l’évènement.

Notre expérience vous invite à éviter :

  • les vacances scolaires
  • les week-ends de pont
  • les dates des grands évènements sportif

En fonction de la date retenue, vous pourrez choisir la destination  de votre séminaire (la montagne en janvier ou les côtes en été par exemple).   Il est important de déterminer le lieu en fonction de sa facilité  d’accès, de ses  capacités d’hébergement,et des activités disponibles sur place. Dès que la ou les destinations sont choisies, vous n’avez plus qu’à trouver le lieu  idéal Nos chefs de projet vous conseillent de visiter les lieux afin de vous assurer qu’ils sont adaptés à votre projet et qu’ils disposent de tous les équipements nécessaire. Ils se proposent de vous accompagner lors de cette visite si vous le souhaitez.

Dès que vous avez choisi un lieu, il sera temps d’établir un cahier des charges et de l’envoyer au lieu pour obtenir un devis et poser une option si le devis vous convient.  Vous êtes désormais prêt pour effectuer la recherche d’activités. Ces dernières seront définies en fonction du profil et de l’âge des participants, de la saison et de votre budget.

Il ne vous reste plus qu’à boucler les derniers détails et à établir l’agenda du séminaire afin de le communiquer à vos participants. Il devra indiquer, entre autres, les heures de réunion et d’activités, les différentes pauses,  les heures de repas et l’organisation des soirées.

Vous voici près pour votre séminaire !

Avouez que toutes ces étapes sont très consommatrices de temps et d’énergie et que l’aide de nos spécialistes pourrait vous être très précieuse !  Nos chefs de projet ont en effet une grande expertise pour la recherche de lieux,  d’activités, ils peuvent vous conseiller pour vous organiser un événement sur-mesure !

Nous proposons deux services différents :

Un service gratuit qui consiste à rechercher pour vous les lieux et prestataires d’activité en fonction de votre cahier des charges. Une fois que vos choix sont faits, vous signez les contrats des prestataires et vous gérez les détails directement avec eux.

Un service premium, avec des honoraires agence,  comprenant la recherche de lieux et de prestataires, l’organisation du séminaire, la gestion des prestataires, la facturation et le book technique de l’évènement.

A vous de choisir comment nous pouvons vous aider.

N’hésitez-pas à nous interroger pour vos prochains séminaires, nous mettrons toutes nos compétences à votre service pour faire de votre séminaire une réussite.