Faut-il confier votre projet de séminaire à plusieurs agences ?

ou comment optimiser votre temps pour l'organisation d'un séminaire !
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Vous souhaitez organiser un séminaire d’entreprise et vous vous posez la question du nombre d’agences à contacter. Faut-il confier votre projet à une seule agence ou faut-il compter sur la mise en concurrence pour obtenir une meilleure proposition et un meilleur tarif ?

Les deux solutions sont envisageables car :

  • Si vous contactez uniquement une agence et qu’il s’agit de votre agence habituelle, celle-ci connait bien vos besoins, votre population, vos habitudes et votre budget. Elle a déjà des retours sur les expériences passées et peut vous proposer un événement sur-mesure, adapté à votre société.
  • Si vous contactez deux ou trois agences, celles-ci pourront être mises en concurrence et vous pouvez  peut être obtenir  un meilleur tarif, par contre vous aurez plus de temps à passer pour décrire votre entreprise, votre projet et vos souhaits et vous recevrez autant d’offres que d’agences, donc vous aurez aussi beaucoup plus de temps à consacrer à l’étude et à la comparaison des offres.

Ces deux hypothèses sont celles qui permettent d’obtenir le meilleur résultat, et vous pouvez choisir une des deux en fonction du temps dont vous disposez pour gérer votre projet.

La pire des solutions serait de contacter plus de trois agences événementielles et ceci pour les raisons suivantes :

De votre côté :

– Vous perdez énormément de temps à décrire votre projet et à répondre aux questions qui vous sont posées par les agences, dont certaines ne connaissent ni votre entreprise ni  vos spécificités. Vous allez devoir expliquer ce que vous avez déjà fait, ce que vous avez aimé ou non, ce qui n’est pas le cas avec votre agence habituelle qui vous connait bien.

– Vous recevez de nombreuses offres et devez donc les examiner, faire des comparaisons parfois difficiles et passer de nombreuses heures à faire une synthèse afin de sélectionner l’agence qui vous parait avoir répondu au mieux à vos attentes avec le meilleur budget.

Du côté des agences :

  • Si vous souhaitez faire votre séminaire dans une région bien déterminée, toutes les agences interrogent les mêmes lieux et les mêmes prestataires. Ceux-ci étant fortement sollicités ne font aucun effort sur les tarifs et sur les conditions.
  • Si vous souhaitez faire votre séminaire à l’étranger, toutes les agences consultent les mêmes compagnies aériennes pour obtenir les billets et certaines posent même des options. Ceci à pour conséquence de bloquer des places et de faire grimper les prix des billets de façon artificielle et même de rendre les vols indisponibles pour certaines des agences.

D’autre part, les chefs de projet passent beaucoup de temps sur un dossier  pour obtenir les meilleurs services au meilleur prix. Ils ne peuvent le faire que si les chances de gagner le marché sont raisonnables. Si vous  sollicitez 10 agences, il est évident que l’investissement des agences sera moindre que si vous sollicitez 2 ou 3 agences. Nous vous poserons toujours la question du nombre d’agences interrogées car c’est un facteur déterminant pour la gestion du dossier.

Il vous reste donc à  voir comment vous souhaitez procéder pour l’organisation de votre séminaire et bien définir votre cahier des charges.

Sachez que chez Event Success, nous mettons tout en oeuvre pour trouver des propositions de qualité qui entrent dans votre budget. Nos Chefs de Projet connaissent très bien l’ensemble des prestataires présents sur le marché et ont depuis longtemps mis en place des partenariats qui permettent de garantir la qualité des services tout en optimisant les coûts.

Notre objectif est de fidéliser nos clients en leur offrant le meilleur service possible, et nous y parvenons puisque certains de nos clients sont fidèles à l’agence depuis 15 ans, soit depuis sa création.

N’hésitez pas à nous confier vos projets de séminaire, et à tester nos performances, nous sommes à votre disposition pour faire de votre séminaire un évènement dont les participants se souviendront.