Event Success remporte un appel d’offre public pour l’Université Paris-Est.

Une belle réussite pour 11 séminaires entre novembre 2017 et Mai 2018 !
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Pendant quelques semaines de l’été 2017, l’équipe Event Success s’est investie et a dévoilé tout ses talents d’organisateur d’évènement pour répondre à un appel d’offre public d’évènements d’entreprise lancé par l’Université Paris Est (UPE) afin d’organiser une série de 11 séminaires.

Après de longues recherches de lieux, de prestataires et des négociations tarifaires, le dossier déposé par Event Success a retenu l’attention des adjudicateurs et l’agence a été choisie pour cette mission de longue haleine.

Dans le but de créer une nouvelle université et de rassembler cinq établissements existants (Eav&t, EIVP, ESIEE Paris, Ifsttar, Upem), UPE a souhaité organiser des séminaires de connaissance réciproque pour faciliter les échanges et permettre au personnel de l’ensemble des sites de pouvoir discuter de sujets divers autour de la création de cette nouvelle université.

Event Success a pris en charge l’organisation de ces événements d’entreprises pour l’ensemble des sites concernés et à dû gérer :

  • la rédaction et l’envoi des invitations aux participants éventuels , puis la gestion des réponses et des relances,
  • la réservation des transports (avion, train, bus, métro, RER…), l’émission et l’envoi des titres aux participants qui avaient confirmé leur présence,
  • la création et la distribution de badges pour chaque séminaire,
  • la recherche, les négociations tarifaires et la réservation des lieux et des prestataires
  • le recrutement du personnel  (hôtesses) et l’organisation des prestations de manutention et de nettoyage,
  • la réservation des chambres d’hôtel pour les participants qui le souhaitaient,
  • la gestion administrative du dossier,

Présents lors de chaque événement afin d’en assurer la coordination et le bon déroulement, nos chefs de projet ont dû faire face à de nombreux aléas.  Grâce à leur implication et à leur réactivité, Emilie (qui assurait la gestion globale du projet), Bleuenn et Renan, ont fait en sorte que ces séminaires soient conforme à l’attente des organisateurs et permettent d’ atteindre l’objectif recherché.

Ils ont travaillé en étroite collaboration avec les équipes des sites concernés et ont pu mener à bien cette mission pour la plus grande satisfaction d’UPE, dont l’un des organisateurs  nous a d’ailleurs adressé le message suivant à l’issue du dernier séminaire :

« En ce lendemain du 11ème séminaire de connaissance réciproque, je tenais à vous remercier, tout spécialement au nom des participants nantais et lillois, pour votre réactivité face aux vicissitudes des réseaux de transports collectifs, pour les changements d’horaires de nos trains et l’ajout d’une navette mardi matin au départ de la gare de St-Quentin en Yvelines, ce qui nous a permis d’arriver à l’heure au séminaire, puis de nous en retourner chez nous mercredi soir sans encombre.

L’organisation logistique de ce séminaire était par ailleurs excellente, et nous avons pu travailler dans d’excellentes conditions qui plus est dans un superbe environnement.

Encore merci »

N’hésitez pas si vous souhaitez organiser un ou plusieurs événements sur mesure, nos chefs de projet possèdent toute l’expertise nécessaire pour vous aider dans la réussite de votre projet.