Event Success a organisé 5 anniversaires surprises, pour une même famille dans un très bel établissement de Courchevel 1650. Notre Chef de Projet Emilie, responsable de l’organisation de l’évènement depuis le début, s’est rendue sur place avec Bleuenn et Cérine pour veiller au bon déroulement du week end.
Le séjour s’est déroulé sur un week end, avec une arrivée des participants le vendredi après-midi. Le choix de l’établissement s’est porté sur l’hotel L’Ecrin Blanc, un tout nouvel établissement au pied des pistes, dont la décoration élégante et authentique avait su séduire l’organisateur de l’évènement.
Emilie était en charge de la gestion complète de cet évènement sur-mesure ; depuis la recherche du lieu, le choix des prestataires d’activités, le choix des menus, la prise en charge des enfants des invités, les animations de soirée, la décoratrice et la coordination entre tous les intervenants.
L’acheminement de nos chefs de projet et des participants a été difficile en raison des grêves de transport et des conditions climatiques, mais Emilie et ses collègues ont fait en sorte que tout le monde soit sur place pour le démarrage de la première soirée. Seul l’organisateur et les invités étaient au courant du déroulé du séjour puisqu’ils avaient tous reçu un programme détaillé après avoir fait des choix de menus et d’activités. Les personnes fêtant leurs anniversaires n’avaient aucune idée de ce qui les attendaient sur place, surprise garantie !
Une fois les 115 invités arrivés à bon port, installés dans leurs chambres et équipés pour les activités du lendemain, le cocktail d’accueil a été lancé avec un petit discours de l’organisateur, suivi d’un dîner convivial. Ils ont pu aussi profiter du photobooth mis en place pour la durée du week-end.
Après une nuit confortable et un bon petit déjeuner, les invités ont pu être orientés vers des activités adaptées au groupe, choisies au préalable telles que: ski alpin, ski de fond, raquettes, spa et aquamotion, visite guidée de Courchevel ou motoneige.
Ils ont pu profiter de cette première demi-journée en pratiquant l’une des activités proposées, revenir à l’hôtel pour le déjeuner, avant de repartir soit pour la même activité soit pour une activité différente.
Pendant que les parents profitaient des activités offertes par l’organisateur, les enfants pouvaient eux aussi profiter de leur séjour à la neige, soit au Kid’s club de l’hôtel, soit avec les animateurs ou moniteurs recrutés pour l’occasion.
Tout le monde s’est retrouvé ensuite pour la soirée de gala destinée à célébrer les 5 personnes fêtant leurs anniversaires. Au cours du cocktail au Champagne, Emilie avait prévu la présence d’un magicien et d’un photographe, ce dernier étant resté pour l’ensemble de la soirée. Après le cocktail, le magicien est parti rejoindre les enfants et adolescents qui dînaient dans une autre salle et pour lesquels une maquilleuse était présente.
Le dîner s’est terminé avec une pièce montée, des vidéos et des chansons qui avaient été prévues par certain des invités et à laissé place à une soirée dansante animée par un DJ, pour le plus grand plaisir des participants.
Après une seconde nuit un peu écourtée au sein de cet établissement de charme, les invités ont pu, s’ils le souhaitaient, profiter du spa de l’Aquamotion avant le déjeuner qui avait été prévu pour eux.
Chacun est ensuite reparti en fonction des impératifs de transport . Pour ceux qui utilisaient les transports en commun, l’agence avait prévu tous les transferts entre l’hôtel et la gare de Moutiers, en fonction des horaires de train choisis.
Tous les invités étaient ravis de ce court séjour plein d’activités et d’émotions. Nos chefs de projets se sont beaucoup investies, avec l’aide de la décoratrice, dans la transformation de la salle Aquamotion afin de créer des ambiances complètement différentes pour les deux dîners. Des urnes, joliment décorées, avaient été mises à la disposition des invités qui souhaitaient participer aux cadeaux d’anniversaire.
Pour nos trois Chefs de Projet, le week-end à été chargé et intense, mais elles sont reparties avec le sentiment du travail accompli et la sensation d’avoir participé à la réussite de cet évènement privé hors du commun.
Elles ont d’ailleurs été chaleureusement remerciées par l’organisateur et par des invités pour leur implication et la réussite du week end.
Si vous souhaitez organiser des évènements privés, n’hésitez pas à nous contacter et à nous faire part de votre projet. Nous mettrons tout en oeuvre pour vous décharger de l’organisation et vous proposer un service de qualité au meilleur coût.
Un week-end festif dont les invités se souviendront longtemps !
