Afin d’organiser votre séminaire d’entreprise dans les meilleures conditions possibles, tout doit être anticipé, accompagné et pensé dans les moindres détails.
Il faut définir en amont votre stratégie et établir votre cahier des charges avec l’une de nos cheffes de projet.
Cela nous permettra d’être plus réactives dans la recherche de lieux et de prestataires, de garantir un évènement réussi et d’avoir des participants satisfaits.
Quels sont les avantages d’anticiper l’organisation de votre séminaire?
- Un évènement réussi:
Organiser votre évènement en amont vous permettra d’anticiper les éventuels imprévus qu’il pourrait y avoir le jour « J ». Comme par exemple, de prévoir un plan B si votre activité team building en extérieur est perturbée par la météo.
- Des participants satisfaits:
Qui dit évènement réussi, dit collaborateurs enchantés ! Ils garderont un bon souvenir de ce moment et seront reconnaissants d’avoir partagé les valeurs de leur entreprise avec leurs collègues.
- Une meilleure gestion des imprévues:
Si votre séminaire d’entreprise a bien été préparé et anticipé, la gestion des surprises, sera moins stressante.
Quelles sont les étapes pour anticiper l’organisation de votre évènement ?
I) Définir l’objectif
- Pour quelles raisons souhaitez-vous rassembler vos collaborateurs, clients ou partenaires?
- Souhaitez-vous présenter une nouvelle stratégie? Faire un bilan?
- Remercier et féliciter vos équipes?
II) Fixer une date
- Choisir une date à l’avance vous permettra d’augmenter vos chances d’obtenir les meilleurs établissements pour votre évènement
- Ne pas choisir une date pendant les vacances scolaires ou un pont afin de bénéficier des meilleurs tarifs et de rassembler un maximum de participants
- Tenir compte du climat dans la zone choisie
Dans tout les cas, demandez conseil à notre agence, pour que les dates choisies soient les plus adaptées au format de votre évènement.
III) Trouver le lieu du séminaire
- Tenir compte des préacheminements de vos collaborateurs
- Au vert ou en ville
- Prendre en considération la taille de votre groupe pour choisir la destination
IV) Elaborer un budget
- Déterminer votre budget permettra d’adapter le programme de votre évènement et de cibler les destinations adéquates
- Choix du lieu, des prestataires, des animations
- Tenir compte du nombre de participants conviés, des frais d’acheminement
Nos cheffes de projet sauront vous proposer les lieux adaptés à votre cahier des charges et à votre budget au meilleur rapport qualité/prix !
V) Communiquer efficacement
- Informer les parties prenantes, les collaborateurs et toute personne concernée des détails importants de l’évènement
- Envoyer des invitations: le lieu, le jour, les horaires et le thème soit par newsletter, soit via votre canal de diffusion habituel ou pourquoi pas organiser un petit-déjeuner pour marquer l’annonce !
Vous l’avez compris, l’anticipation est la clé d’un évènement réussi!
Bien organisé en amont, votre séminaire d’entreprise sera mieux maitrisé et vous évitera des surprises de dernière minute.
Chez Event Success, nous vous proposons un accompagnement sur mesure, de la préparation de votre évènement à sa réalisation.
N’hésitez pas à faire appel à l’équipe Event Success pour l’organisation de votre séminaire dont vous rêvez !
