Lors d’un séminaire d’entreprise, les collaborateurs passent du temps en réunion. D’où l’importance d’accorder un temps particulier à ce moment clé, afin de le rendre efficace et productif. Une réunion réussie est une réunion bien organisée et préparée avec minutie. Son efficacité dépend du soin apporté à la planification et à la gestion de son déroulement, ainsi que du matériel et des ressources humaines nécessaires.
Pour qu’une ou plusieurs réunions d’évènements d’entreprise soient réussies, il convient de bien choisir son lieu, la salle ou les salles de réunion. Il faut que votre salle s’adapte à la taille de votre groupe. Une salle trop grande nuit à l’esprit de groupe et une salle trop petit donne l’impression d’être à l’étroit. Vérifiez que vous disposez du matériel nécessaire ( rétroprojecteur, microphone, haut-parleurs…).
Petit conseil de nos chefs de projets: n’hésitez pas à anticiper l’organisation de votre évènement. L’anticipation est la clé pour éviter les mauvaises surprises !!!
Quelques astuces pour réussir l’organisation de votre séminaire:
- Définir les objectifs:
Avoir des objectifs bien définis au préalable est la première clé d’une réunion réussie. Il faut déterminer des objectifs claires et précis car cela vous permettra d’évaluer le temps nécessaire à la réunion. Mais également, avoir un ordre du jour, vous permettra d’avoir une feuille de route pour votre réunion. Elle doit être lisible, simple et peut être projetée lors de la réunion comme fil conducteur.
- Bien parler en réunion:
Lors de votre prise de parole, il faut impliquer ceux qui vous écoutent, trouver un lien de proximité avec votre public. Pour éviter que la réunion ne soit ennuyeuse, il vaut mieux commencer par des notes positives et rassurés ses collaborateurs.
Une réunion bien préparée sera faire la différence !!
- Choisir le traiteur (collation & repas):
Afin de favoriser la convivialité, il faut faire des pauses régulières durant la journée et prévoir des collations accompagnées de viennoiserie. Afin de recharger les batteries et de ne pas « perdre » les collaborateurs, il faut faire régulièrement des pauses de 30 minutes environ. Trop de réunions successives peuvent diminuer la capacité à se concentrer. Si votre séminaire est sur 2 jours, peut-être favorisé la réunion en demi-journée, le matin, où l’attention est plus propice.
- Combien de temps doit durer une réunion?
Une réunion trop longue perdra en efficacité, car les intervenants peuvent être moins attentifs ou se lasser. A l’inverse, une réunion trop courte ne permettra pas de développer les sujets comme il le faudrait, ou de donner la parole à tous les intervenants. La durée idéale de votre réunion dépendra du contexte, des sujets à aborder et du nombre de participants.
Le plus important est de s’en tenir à l’ordre du jour dans la bonne humeur !!!
Si vous souhaitez organiser votre évènement d’entreprise, n’hésitez pas à faire appel à l’équipe Event Success, qui saura trouver le lieu le plus adapté à votre réunion d’entreprise, en fonction de la saison, de l’objectif recherché et de votre budget.
