Optimiser son budget afin d’organiser à moindre coût votre séminaire? Tout en conservant des prestations de qualité?
Première étape:
Il faut anticiper le plus possible afin d’obtenir les meilleurs tarifs, mais également, de bien choisir la période de votre évènement. En effet, il faut privilégier les mois hors vacances scolaires, où les tarifs seront plus attractifs pour les entreprises et pour les séminaires. Vous aurez beaucoup plus de disponibilité sur les mois « creux » comme janvier, mars ou novembre.
Petite info utile, vous pourrez faire des économies en organisant votre séminaire en début de semaine plutôt que sur un week-end !!!
Seconde étape:
Quelle durée? Est ce que vous souhaitez l’organiser sur une journée, plusieurs jours, avez-vous besoin d’un hébergement et d’une activité Team building ? Si vous souhaitez faire votre séminaire sur une journée, il faut prévoir un lieu assez proche de vos bureaux afin d’économiser le temps de trajet de chaque participant. Sur une journée, vous économiserez les frais de déplacement qui ne seront pas trop élevés.
Tout dépend du message que vous voulez transmettre à vos collaborateurs et de ce que vous recherchez. Si vous partez sur une journée, vous devrez faire l’impasse sur une activité de Team Building par manque de temps et de condenser la réunion. Vous risquez de voir vos collaborateurs « décrochés » et de manquer d’attention pour transmettre vos messages.
L’idéal est de partir sur une demi-journée de réunion le matin et de consacrer l’après-midi à une activité Team building. Il faut optimiser au maximum le temps et le budget, afin de motiver vos équipes et d’améliorer la communication au sein de votre entreprises.
N’oubliez pas que le choix des activités est aussi très importante, car il permet aux salariés de mieux se connaitre, de mieux travailler ensemble et d’avoir des objectifs communs.
Troisième étape:
Le lieu est un facteur important dans le coût de votre séminaire.
Le prix d’une journée de séminaire/personne varie en fonction des villes et de la date choisie. Il faut tenir compte des frais d’acheminement, du nombre de personne conviée au séminaire et de la capacité du lieu.
Si vous optez pour un établissement ou un lieu situé à la campagne, susceptible d’accueillir votre groupe, le budget sera moindre qu’en ville et vous pourrez économiser jusqu’à 30 à 40%.
C’est très important de définir votre budget en amont afin de définir avec vous les prestations que nous pourrons vous proposer.
Nos chefs de projet sauront vous trouver les lieux adaptés à votre cahier des charges, les meilleures prestations au meilleur coût quelque soit l’endroit choisi pour vous proposer un événement sur mesure au meilleur rapport qualité/prix !
Quatrième étape:
Le nombre de participants est un facteur déterminant au budget final car vous devez identifier les personnes qui doivent être présentes. Les informations que vous allez diffuser lors de la réunion doivent concernés les personnes choisies, afin de capter la majorité et d’être sure que les messages diffusés sont entendus.
En effet, les frais fixes tels que les frais d’agence, la location du lieu, les intervenants sont souvent les mêmes quelque soit le nombre de personnes présentes. Plus vous conviez de collaborateurs au séminaire, plus il sera difficile de trouver des lieux ayant la capacité d’accueillir votre groupe.
De plus, les acheminements seront plus coûteux et plus difficiles à réaliser, il faudra prévoir plus de transports en commun et les frais de restauration seront proportionnels au nombre de personnes.
Les activités qui animent le séminaire, est aussi un poste de dépense non conséquent mais primordiale afin de resserrer les liens entre les participants. Il existe des activités peu coûteuses, ludiques, sportives, numériques et culturelles, que vous pourrez choisir pour vos collaborateurs.
Nos chefs de projet pourront vous conseiller au mieux et vous proposeront des activités parfaitement adaptées à votre budget.
En conclusion:
Organiser un séminaire est compliqué et fastidieux. C’est pour cela qu’Event Success est là pour vous aider et vous conseiller au mieux.
L’optimisation de votre budget est une étape indispensable pour la conception de votre évènement.
La réunion seule n’est pas souvent suffisante pour créer du lien, il faut challenger, ressouder vos équipes, afin de faciliter la communication et gagner en performance.
Pensez à Event Success pour vous aider dans toutes les étapes de la préparation de votre séminaire. Vous gagnerez beaucoup de temps et notre expérience vous permettra d’éviter les mauvaises surprises.
